Druckkostenfallen: Budget entlasten mit Xerox

Grundlagen: Warum Druckkosten oft unterschätzt werden

Die wahre Krux mit den Druckkosten liegt darin, dass sie in vielen Unternehmen nicht präzise beziffert werden können. Das liegt an einer fehlenden zentralen Übersicht und unterschiedlichen Verantwortlichkeiten: Abteilungsdrucker werden von der IT beschafft, Arbeitsplatzdrucker vielleicht von der Assistenz und multifunktionale Outputsysteme über den Einkauf angemietet. Diese dezentrale Beschaffung macht eine kostenstellengenaue Zuordnung nahezu unmöglich.

Darüber hinaus gehen viele indirekte Kosten mit dem Drucken einher: Mitarbeiter verlieren Produktivstunden, weil sie auf Druckdienste oder Verbrauchsmaterial warten müssen (bis zu 488 Stunden pro Jahr). Ein Drittel aller Arbeitsprozesse ist nach wie vor dokumentenbasiert, was bei ineffizienten Prozessen zu hohen Kosten führt. Der einseitige Blick auf die reinen Anschaffungskosten eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) oder Druckers verhindert oft wichtige Fortschritte, da die immensen Einspareffekte bei den Prozesskosten nicht sofort ersichtlich sind. So können manuell erfasste Eingangsrechnungen beispielsweise 20 € bis 40 € pro Rechnung an Prozesskosten verursachen, während die automatisierte Verarbeitung nur 4 € bis 8 € kostet. Ein fehlendes DMS oder eine ineffiziente Druckumgebung kann zu Umsatz- und Kostenverlusten führen, die ein Vielfaches der Investition in moderne Lösungen betragen können.

Vorbereitung: Der Weg zur Kostenkontrolle

Um die Xerox Kosten zu senken und die Druckumgebung zu optimieren, ist der erste und wichtigste Schritt eine umfassende Analyse. Ein Managed Print Services (MPS)-Anbieter beginnt in der Regel mit einem ausführlichen Audit. Dabei werden sämtliche Drucker und Multifunktionssysteme im Unternehmen erfasst, idealerweise inklusive des monatlichen Druckvolumens. Diese Daten bilden die Grundlage, um den tatsächlichen Bedarf an Output-Maschinen zu ermitteln.

Die Zielsetzung ist, eine unkontrolliert gewachsene Druckerflotte zu rationalisieren und durch eine geringere Anzahl leistungsstarker Multifunktionsgeräte zu ersetzen. Anstatt diese Geräte zu kaufen, werden sie oft auf Basis eines Seitenpreises vom Hersteller oder Fachhändler zur Verfügung gestellt, wobei Wartung und Service je nach Vertrag inklusive sind. Dies schafft Transparenz über die genauen Druckkosten pro Seite.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Vorbereitung ist die Einbindung der Mitarbeiter. Schulungen stellen sicher, dass die vielen Funktionen moderner Systeme wie Scan-to-Network oder Secure Printing auch wirklich genutzt werden.

Detaillierte Methoden & Lösungen mit Xerox

Xerox bietet eine Reihe von Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, Druckkosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Dazu gehören Managed Print Services (MPS), intelligente Multifunktionsdrucker (MFDs) und umfassende Softwarelösungen wie Xerox® Workplace Solutions.

– Zentrale Verwaltung und Flottenoptimierung

Mit Xerox Managed Print Services (MPS) können Sie bis zu 30 Prozent Ihrer Druckkosten einsparen. MPS sorgt für eine drastische Reduzierung von Komplexität und Kosten durch eine kompetente, zentralisierte Verwaltung. Ihr MPS-Anbieter kümmert sich um Einkauf, Installation, Wartung und Bevorratung.

• Weniger Geräte, mehr Leistung: Unternehmen tendieren dazu, über die Jahre unterschiedliche Geräte von diversen Herstellern anzuhäufen. MPS hilft dabei, diese veraltete Druckerflotte durch eine geringere Anzahl an Multifunktionsgeräten (MFDs) von einem einzigen Anbieter zu ersetzen. Dies vereinfacht die Verwaltung und senkt die Wartungskosten sowie den Energieverbrauch erheblich.

    ◦ Beispiel New York City: Die Stadt New York stieg von einer abteilungsbasierten Verwaltung auf einen einzigen Vertrag für die gesamte Stadt um. Das Ergebnis: 51 % weniger Druckequipment, 70 % weniger Energieverbrauch, 68 % weniger Festabfall und Einsparungen von 2 Mio. USD.

    ◦ Beispiel IHS: Der Daten- und Analyseanbieter IHS rationalisierte seine Druckumgebung in 29 Büros. Durch den Ersatz von 600 Einzelfunktionsgeräten durch etwa 100 MFDs konnten die Kosten um geschätzte 30.000 USD gesenkt werden. Zusätzlich reduzierten sich der druckbezogene Energieverbrauch um 43 % und die Treibhausgasemissionen um 34 %.

    ◦ Beispiel Europart: Europart ersetzte 600 Einzelfunktionsgeräte durch 232 MFDs und reduzierte die Druckausgaben um eine sechsstellige Summe.

– Prozesseffizienz und Automatisierung

Xerox MPS und intelligente MFDs beschleunigen Druckprozesse im Unternehmen und reduzieren Ausfallzeiten durch vorbeugende und vorausschauende Wartung.

• Automatisierte Workflows: Einfache Dokumenten-Workflows, wie die Rechnungsstellung, können automatisiert werden, um Mitarbeiter von manuellen Aufgaben zu befreien. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) automatisiert die Datenverarbeitung so, dass Gesetze wie GoBD und DSGVO eingehalten werden, wodurch Bußgelder vermieden und Steuerzahlungen optimiert werden können.

• Intelligente Geräte für reibungslose Abläufe: Intelligente MFDs können Probleme diagnostizieren und Lösungen anzeigen. Sie bieten sogar die Möglichkeit, eine App hinzuzufügen, um Zubehör automatisch zu bestellen, sodass Ihr Büro immer reibungslos läuft. Dies reduziert auch die Belastung für den IT-Helpdesk, da rund 60 % der Anrufe dort Druckerprobleme betreffen.

• Mobiles und sicheres Drucken: Mit Xerox Workplace Solutions können Mitarbeiter von jedem Gerät und jedem Standort aus sicher drucken. Druckaufträge können in eine einzige Warteschlange geschickt werden, um auf ihre Ausführung und sichere Freigabe zu warten (Pull-Printing). Dies verhindert Fehldrucke und schützt vertrauliche Informationen.

    ◦ Beispiel California State University, Fullerton: Durch die Implementierung einer mobilen Drucklösung von Xerox sparte die Universität 250.000 USD allein an Papierkosten und konnte sensible Dokumente vor Millionen von Online-Bedrohungen schützen.

– Intelligentes Dokumentenmanagement

Eine intelligente Managed-Print-Lösung von Xerox hilft nicht nur, effizienter zu drucken, sondern auch das Druckvolumen insgesamt zu reduzieren, indem papierbasierte Prozesse digitalisiert werden.

• Digitalisierung von Dokumenten: Archivieren Sie wichtige Dokumente in der Cloud. Mit Apps für intelligente MFDs können Dokumente mit wenigen Klicks direkt in die Cloud gescannt, von dort abgerufen und gedruckt werden, was die Arbeit schneller und effizienter macht. Digitale Dateien erleichtern mobilen Mitarbeitern den Zugang zu benötigten Informationen, wann immer sie diese benötigen.

• Reduzierung von Kosten und Umweltbelastung: Durch weniger Papierdokumente, die archiviert werden müssen, sinken die Lagerkosten. Eine geringere Nachfrage nach Papier, Tinte und Toner sowie ein reduzierter Geräteeinsatz führen zu Einsparungen bei Verbrauchsmaterialien und Energieausgaben, was auch die Umwelt schont.

    ◦ Beispiel Islington London Borough Council: Nach dem Ersatz älterer Geräte durch eine Flotte verwalteter MFDs und digitaler Archivierung konnte Islington Council in vier Jahren 1 Million GBP einsparen und die Druckkosten um 28 % senken.

    ◦ Beispiel Europart: Europart digitalisiert mit Xerox MPS jedes Jahr 300.000 Rechnungen und senkt so die Verarbeitungskosten um 20 %.

– Sicherheit als Kostenschutz

Ungeschützte MFDs sind ein beliebtes Ziel für Hacker und Datendiebe. Intelligente MFDs von Xerox bieten mehrere Sicherheitsebenen, um dies zu verhindern.

• Mehrstufige Sicherheitsmaßnahmen: Dazu gehören verschlüsselte Festplatten, Bildüberschreibung, Passwortschutz und Xerox Secure Print.

• Authentifizierung und Zugriffssteuerung: Xerox Workplace Solutions ermöglichen den sicheren und bequemen Zugriff auf Drucksysteme mittels vielfältiger Authentifizierungsmethoden, einschließlich Single Sign-On (SSO). So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf vertrauliche Daten oder Funktionen zugreifen können.

• Content Security: Ein Content Security-Workflow kann Dokumente auf bestimmte Textphrasen (z.B. „Vertraulich“) überprüfen und Administratoren benachrichtigen, wenn solche Begriffe in gedruckten, kopierten oder gescannten Dokumenten erkannt werden.

– Nutzen smarter Multifunktionsdrucker (MFDs)

Die Xerox® ConnectKey®-Technologie macht Drucker intelligenter und verwandelt sie in „intelligente Büroassistenten“.

• Einfache Installation und Bedienung: Integrierte Installationsassistenten ermöglichen eine leichte Verbindung mit Netzwerken und Mobilgeräten. Tablet-ähnliche Touchscreens führen Nutzer Schritt für Schritt durch Aufgaben wie das Drucken aus der Cloud oder das Scannen an ein Mobilgerät.

• Mobile und Cloud-Anbindung: Technologien wie NFC Tap-to-Pair, Wi-Fi Direct und Apple® AirPrint® beschleunigen das mobile Drucken. Cloud-Optimierung durch Apps ermöglicht das direkte Scannen von Dokumenten in die Cloud, das Abrufen und Drucken von dort mit wenigen Klicks.

• Anpassbare Benutzeroberfläche: Erstellen Sie persönliche Profile, sodass jedes Teammitglied seine Einstellungen speichern und die am häufigsten genutzten Funktionen auf dem Touchscreen positionieren kann. Dies fördert die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.

– Praktische Spartipps für den Alltag

Neben den umfassenden Lösungen von Xerox gibt es auch alltägliche Gewohnheiten, die helfen, die Xerox Kosten zu senken und das Budget zu entlasten:

• Verbrauchsmaterial optimieren: Während der Einsatz von nachgefüllten Druckerpatronen eine Option sein kann, ist es wichtig, auf die Qualität zu achten, um Schäden am Drucker zu vermeiden. Viele Experten raten von alternativen Tonerprodukten ab, da sie langfristig zu Qualitätseinbußen, höherem Wartungsaufwand und Geräteschäden führen können; Originaltoner wird für einen störungsfreien Betrieb und konstante Qualität empfohlen.

• Druckeinstellungen anpassen: Oft reicht es aus, in Entwurfsqualität zu drucken, um Tinte zu sparen. Prüfen Sie auch, ob ein Farbdruck wirklich notwendig ist oder ob ein Schwarzweißdruck ausreicht, da Farbdruck deutlich mehr kostet.

• Druckvorschau nutzen: Lassen Sie sich Seiten am Bildschirm anzeigen, bevor Sie drucken, und entscheiden Sie, ob Sie alle Seiten oder nur bestimmte ausdrucken möchten. Das spart Tinte, Toner und Papier.

• Duplexdruck als Standard: Aktivieren Sie beidseitiges Drucken (Duplexdruck) als Standardeinstellung. Dies kann den Papierverbrauch erheblich reduzieren, bei konsequenter Anwendung sogar bis zu fünfzig Prozent der Papierkosten, insbesondere bei internen Dokumenten.

• Dokumente digital teilen: Überlegen Sie, ob ein Dokument immer ausgedruckt werden muss oder ob es digital geteilt werden kann, z.B. per E-Mail oder über Cloud-Dienste. Elektronische Signaturen und digitale Archivierung sparen Zeit und Kosten.

• Verbrauchsmaterial nicht sofort austauschen: Wenn der Drucker meldet, dass Patrone oder Toner bald leer sind, ist ein sofortiger Wechsel nicht immer notwendig. Oft kann nach der ersten Warnung weitergedruckt werden, bis die Druckqualität wirklich nachlässt. Bei Toner kann leichtes Schwenken helfen, die restliche Farbe gleichmäßig zu verteilen.

• Patronen vor Austrocknen schützen: Machen Sie mindestens einmal alle zwei bis drei Wochen einen Testdruck, wenn der Drucker selten genutzt wird, um das Austrocknen von Tintenpatronen zu verhindern. Schalten Sie den Drucker immer korrekt über den dafür vorgesehenen Knopf aus, damit der Druckkopf in seine vorgesehene Position fahren kann und nicht austrocknet.

• Druckansicht für Webseiten nutzen: Drucken Sie Webseiten immer in der Druckansicht, um unnötige Grafiken auszublenden, oder nutzen Sie die Markierfunktion, um nur den benötigten Bereich auszudrucken.

• Wartungsverträge prüfen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Wartungsverträge, um sicherzustellen, dass sie noch zu Ihrem tatsächlichen Bedarf passen und Sie nicht für überflüssige Leistungen zahlen.

• Leasing statt Kauf: Für viele Unternehmen ist Leasing im Vergleich zum Kauf die wirtschaftlichere Lösung, da es Planungssicherheit, Zugang zu aktueller Technik und integrierten Service bietet.

Prävention: Dauerhaft Kostenfallen vermeiden

Die einmalige Umsetzung von Sparmaßnahmen ist gut, aber eine kontinuierliche Prävention ist entscheidend, um dauerhaft Kostenfallen zu vermeiden und Ihr Budget nachhaltig zu entlasten.

• Kontinuierliche Analyse und Anpassung: Eine regelmäßige Analyse des Druckverhaltens bleibt die Grundlage jeder Optimierung. Tools zur Drucküberwachung bieten anschauliche Berichte und helfen, weitere Einsparstrategien abzuleiten.

• Druckmanagement-Lösungen: Implementieren Sie Lösungen wie MyQ oder PaperCut oder nutzen Sie die Funktionen von Xerox Workplace Solutions. Diese ermöglichen die Einführung von Druckregeln, z.B. zur Reduzierung von Farbausdrucken, zur Benutzerüberwachung und zur Freigabe am Gerät (Follow-me-Printing). Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die IT-Sicherheit, da sensible Daten nicht ungeschützt im Ausgabefach liegen bleiben.

• Aktuelle Technik: Ersetzen Sie ältere Geräte rechtzeitig, da sie mehr Strom verbrauchen und häufiger Reparaturkosten verursachen. Moderne Systeme bieten nicht nur eine bessere Energieeffizienz, sondern auch intelligentere Funktionen für das Druckmanagement. Achten Sie beim Kauf auf Geräte mit niedrigem Seitenpreis, automatischem Duplexdruck und geringem Stand-by-Verbrauch. Xerox Produkte erfüllen oder übertreffen die Anforderungen von renommierten Umweltzeichen wie ENERGY STAR®, EPEAT und dem Blauen Engel, was ihre Energieeffizienz und Umweltfreundlichkeit unterstreicht.

• Digitale Transformation: Integrieren Sie digitale Prozesse wo immer möglich, um den Bedarf an Papierausdrucken zu minimieren. Die Digitalisierung von Dokumenten und die Automatisierung von Workflows sind entscheidende Schritte zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung.

• Mitarbeiter-Engagement: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter kontinuierlich und fördern Sie ein Bewusstsein für kostenbewusstes Drucken. Wenn Mitarbeiter die Vorteile verstehen, tragen sie aktiv zur Kostensenkung bei.

Fazit

Die Druckumgebung ist in vielen Unternehmen ein unterschätzter Kostenfaktor, der erhebliche Beträge im Budget verschlingen kann. Doch wie wir gesehen haben, lassen sich mit strukturierten Maßnahmen spürbare Einsparungen erzielen. Der Wechsel von traditionellen Druckern zu intelligenten Büroassistenten und die Implementierung von Lösungen wie Xerox Managed Print Services (MPS) sind entscheidende Schritte, um die Xerox Kosten zu kontrollieren und das Budget effektiv zu entlasten.

Durch zentrale Verwaltung und Flottenoptimierung können Unternehmen ihre Geräteparks rationalisieren, Wartungs- und Energiekosten senken und die Effizienz steigern. Die Automatisierung von Prozessen und der Einsatz von intelligenten MFDs mit Xerox ConnectKey®-Technologie verbessern die Prozesseffizienz, reduzieren Ausfallzeiten und ermöglichen mobiles, sicheres Arbeiten. Ein umfassendes Dokumentenmanagement reduziert den Papierverbrauch drastisch, senkt Lagerkosten und erleichtert den Zugriff auf Informationen. Nicht zuletzt bieten die mehrstufigen Sicherheitsmaßnahmen von Xerox einen Schutz vor Datenlecks und damit verbundenen Kosten.

Die Fallstudien der Stadt New York, IHS, California State University und anderer zeigen, dass sechs- und siebenstellige Einsparungen möglich sind. Ein ganzheitlicher Ansatz, der die wahren Auswirkungen eines fehlenden Dokumentenmanagements berücksichtigt, ist dabei entscheidend, denn das Kosten- und Umsatzausfallrisiko eines fehlenden DMS beziffert sich oft um ein Vielfaches höher als die Kosten eines DMS.

Durch die konsequente Umsetzung dieser Strategien profitieren Unternehmen dauerhaft von geringeren Ausgaben, höherer Effizienz und einer verbesserten Produktivität. Dies entlastet nicht nur das Budget, sondern trägt auch zu einer nachhaltigeren und moderneren Arbeitsumgebung bei, die engagierte Mitarbeiter anzieht. Es ist an der Zeit, Ihr Druckverhalten bewusst zu überdenken und die Weichen für eine kosteneffiziente Zukunft zu stellen.

Roland Ochs: „Viele Unternehmen wissen gar nicht, wo sie bei ihren Druckkosten sparen könnten – dabei liegen die größten Hebel oft auf der Hand.“

In der Praxis sehe ich immer wieder: Selbst moderne Unternehmen zahlen mehr fürs Drucken, als nötig wäre – einfach weil sie die laufenden Kosten nicht im Blick haben. Genau hier setzen wir an. Mit einer individuellen Analyse und den passenden Xerox-Lösungen konnten wir bereits zahlreichen Kunden helfen, ihre Druckkosten deutlich zu senken – ganz ohne Qualitätseinbußen oder aufwendige Umstellungen. Wenn Sie wissen möchten, wie groß Ihr Sparpotenzial ist, schauen Sie sich bei uns im Shop um oder sprechen Sie uns direkt an.

X-Team ist der Knopfdruck, der alles einfacher macht.

In einer Welt voller Technik, Funktionen und Fachjargon verlieren viele Unternehmen den Überblick, wenn es um ihre Bürokommunikation geht.

Muss es kompliziert sein? Nein!

X-Team steht für Klarheit, Einfachheit und Effizienz im Büroalltag. Gerade Unternehmen mit hohem Kommunikationsbedarf sollten sich nicht mit überladenen Geräten, endlosen Menüs oder ständigem Tonermangel herumschlagen müssen.

Darum setzen wir auf ausgewählte Xerox Produkte – leistungsstark, smart und verlässlich.
Was bringt Ihnen wirklich Zeitersparnis, Qualität und Komfort im Alltag?

Weniger Schnickschnack. Mehr Nutzen.
Ob kleines Büro oder großes Unternehmen – mit X-Team wird Ihre Druck- und Dokumentenwelt einfach besser.