So integrieren Sie Xerox Drucker sicher in Ihre IT-Sicherheitsstrategie

Grundlagen und Prinzipien der Druckersicherheit

Moderne Drucker und Kopierer sind technisch gesehen vollwertige Computer mit IP-Adresse, Speicher, Betriebssystem und Zugang zu sensiblen Informationen. Sie verarbeiten nicht nur Druckaufträge, sondern auch Scans und Faxe, und speichern diese Daten oft temporär auf internen Festplatten oder SSDs. Wird ihre Sicherheit vernachlässigt, entstehen potenzielle Einfallstore ins Netzwerk.

Die häufigsten Sicherheitslücken bei Druckern umfassen ungeschützte Netzwerkschnittstellen, veraltete Firmware, offene Ports, mangelhafte Authentifizierung, unverschlüsselte Datenübertragung und unsichere Konfigurationen. Cyberkriminelle nutzen diese Schwachstellen gezielt aus, um Netzwerke zu infiltrieren oder Malware zu installieren.

Die Relevanz der DSGVO ist hierbei nicht zu unterschätzen. Jedes Gerät, das personenbezogene Daten verarbeitet oder speichert, fällt unter die DSGVO. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und eine sichere Entsorgung. Werden diese Aspekte nicht beachtet, können bereits einfache Ausdrucke einen DSGVO-Verstoß darstellen.

Xerox hat diese Entwicklungen frühzeitig erkannt und einen umfassenden, mehrschichtigen Sicherheitsansatz entwickelt, der alle Teile der Datenkette schützt: Drucken, Kopieren, Scannen, Fax, Dateidownloads und Systemsoftware. Dieser Ansatz basiert auf vier Schlüsselaspekten: Prävention, Erkennung, Schutz und Externe Partnerschaften

Vorbereitung: Erforderliche Sicherheitsmaßnahmen und Funktionen

Bevor Sie ins Detail gehen, ist es wichtig, die grundlegenden Sicherheitsvorkehrungen zu verstehen und vorzubereiten, die für die Integration Ihrer Xerox Drucker in Ihre IT-Sicherheitsstrategie unerlässlich sind:

• Sichere Gerätekonfiguration: Viele Netzwerkdrucker werden mit werkseitigen Standardpasswörtern ausgeliefert. Dies ist ein Kardinalfehler aus Sicht der IT-Sicherheit. Ändern Sie diese Standardpasswörter sofort und nutzen Sie komplexe Kennwörter. Deaktivieren Sie zudem alle ungenutzten Ports und Dienste am Gerät. Konfigurieren Sie sichere WLAN- und Netzwerkeinstellungen.

• Regelmäßige Firmware- und Software-Updates: Veraltete Firmware ist ein häufiger und oft unterschätzter Risikofaktor. Sicherheitslücken, die vom Hersteller bereits geschlossen wurden, bleiben auf ungepatchten Geräten offen und können ausgenutzt werden. Ein integriertes Patch-Management für Drucker sollte daher fester Bestandteil jeder IT-Sicherheitsstrategie sein, um Sicherheitsupdates zeitnah zu installieren.

• Netzwerksegmentierung: Drucker sollten nicht wahllos ins Hauptnetz integriert werden. Es ist entscheidend, sie über klar definierte Sicherheitszonen (z.B. VLANs) vom restlichen Netzwerk zu trennen. Dies reduziert die Angriffsfläche und stärkt die gesamte Netzwerksicherheit. Beschränken Sie zudem Zugriffe über Firewalls nur auf bestimmte Server oder Benutzergruppen.

• Zugriffskontrollen und Authentifizierung: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Geräte und deren Funktionen haben. Dies kann durch Benutzerauthentifizierung mittels Benutzernamen/Kennwort, Karten (RFID, Smartcards), oder mobilen Authentifizierungsmethoden wie NFC/QR-Codes erfolgen. Implementieren Sie eine rollenbasierte Zugriffssteuerung, damit jedes Teammitglied nur die freigegebenen Funktionen nutzen kann.

• Datenverschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass sensible Daten verschlüsselt übertragen werden, beispielsweise durch Protokolle wie IPsec oder SSL/TLS für Netzwerkverbindungen. Auch auf dem Gerät gespeicherte Daten sollten verschlüsselt sein.

• Sichere Datenlöschung: Viele moderne Drucker speichern Dokumente temporär auf internen Speichermedien. Ohne Verschlüsselung und automatisierte Löschroutinen bleiben diese Daten über längere Zeit im Gerät und sind potenziell auslesbar. Aktivieren Sie automatische Datenlöschung nach jedem Druckauftrag und nutzen Sie zertifizierte Datenlöschungssoftware vor Verkauf oder Leasing-Ende.

• Mitarbeitersensibilisierung: Technische Maßnahmen sind nur so effektiv wie das Verhalten der Mitarbeiter. Unbedachtes Verhalten, wie das Liegenlassen sensibler Ausdrucke oder die Nutzung ungesicherter WLAN-Funktionen, kann jede Sicherheitsmaßnahme untergraben. Gezielte Schulungen, Awareness-Kampagnen und klare Richtlinien sind daher unerlässlich, um eine sichere Druckumgebung nachhaltig zu etablieren.

• Überwachung und Protokollierung: Überwachen und protokollieren Sie Druck- und Kopiervorgänge, um potenzielle Sicherheitsverletzungen frühzeitig zu erkennen. Analysieren Sie Protokolldaten, um verdächtige Aktivitäten zu identifizieren.

Detaillierte Methoden & Lösungen mit Xerox

Xerox bietet eine umfassende Palette an Sicherheitsfunktionen, die über die grundlegenden Maßnahmen hinausgehen und eine tiefe Integration in Ihre IT-Sicherheitsstrategie ermöglichen.

– Prävention: Den Zugriff von vornherein unterbinden

Die erste und offensichtlichste Schwachstelle ist der physische Zugriff auf den Drucker und seine Funktionen. Die Sicherheitsmaßnahmen von Xerox beginnen mit der Verhinderung von Angriffen durch Benutzerauthentifizierung.

• Starke Authentifizierung: Xerox-Drucker unterstützen verschiedene Authentifizierungsmethoden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Geräten haben. Dazu gehören die Überprüfung von Benutzernamen und Kennworten (lokal oder im Netzwerk), kartenbasierte Authentifizierung (Magnetstreifen-, RFID- oder Smartcards) sowie cloud-basierte Authentifizierung über die Xerox® Workplace Cloud oder externe Identitätsanbieter (IdPs). Die Unterstützung der Multi-Faktor-Authentifizierung bietet eine weitere Sicherheitsebene.

• Rollenbasierte Zugriffssteuerung: Nach der Anmeldung sorgt die rollenbasierte Zugriffssteuerung dafür, dass jedes Teammitglied nur die Funktionen sieht und nutzen kann, die Sie freigegeben haben.

• Umfassende Protokollierung: Jede Aktion eines jeden Benutzers wird protokolliert, wodurch ein vollständiger Audittrail gewährleistet ist. Dies hilft Ihnen, nachzuvollziehen, wer wann welche Funktionen genutzt hat.

• Integrität der Systemsoftware: Die Systemsoftware von Xerox ist digital signiert. Jeder Versuch, eine infizierte, nicht signierte Version zu installieren, wird automatisch abgelehnt. Verschlüsselte Schlüssel werden auf TPM-Chips (Trusted Platform Module) gespeichert, um Drucker vor Cyberangriffen zu schützen.

– Erkennung: Bedrohungen frühzeitig identifizieren

Sollten die präventiven Maßnahmen überwunden werden, ist die schnelle Erkennung von Sicherheitsverletzungen entscheidend, um den Schaden zu minimieren.

• Firmware-Verifizierung: Die Xerox® ConnectKey® Technologie führt einen umfassenden Test zur Firmware-Verifizierung durch, entweder beim Systemstart oder auf Anforderung. Dies warnt Sie, wenn schädliche Änderungen an Ihrem Drucker erkannt wurden.

• Malware-Schutz mit Allowlisting: Integrierte Lösungen von Xerox nutzen die Trellix Allowlisting-Technologie (ehemals McAfee), um das System permanent auf Malware zu überprüfen und automatisch die Ausführung von Malware zu verhindern.

• Integration in SIEM-Systeme: Xerox-Geräte lassen sich in marktführende SIEM-Softwaretools (Security Information and Event Management) wie Trellix Enterprise Security Manager, LogRhythm und Splunk integrieren. Dies ermöglicht die Kommunikation von Sicherheitsereignisdaten in Echtzeit, was bei der frühzeitigen Erkennung von Sicherheitsverletzungen hilft und potenziellen Schaden durch Sicherheitsbedrohungen für das Unternehmen verhindert oder mindert.

• Netzwerkintegration mit Cisco ISE: Die Integration mit der Cisco® Identity Services Engine (ISE) ermöglicht es, Xerox-Geräte im Netzwerk zu erkennen und als Drucker zu klassifizieren, was die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien und Compliance-Anforderungen erleichtert.

• Configuration Watchdog: Diese Funktion überwacht bis zu 75 Sicherheitseinstellungen. Werden nicht autorisierte Änderungen erkannt, werden diese Einstellungen automatisch zurückgesetzt, was dem IT-Personal Zeit spart und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften sicherstellt.

– Schutz: Daten und Dokumente absichern

Xerox bietet umfassende Lösungen, um sowohl gedruckte als auch gescannte Dokumente vor unbefugter Offenlegung oder Änderung zu schützen.

• Sicheres Drucken (Follow-Me-Printing): Mit einem PIN-Code oder einem kartenbasierten Freigabesystem wird sichergestellt, dass Druckaufträge erst nach erfolgreicher Authentifizierung durch den Nutzer direkt am Gerät ausgegeben werden. Dies verhindert, dass vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen bleiben.

• Schutz gescannter Informationen: Der Zugriff Unbefugter auf Scaninformationen wird durch digital signierte, verschlüsselte und kennwortgeschützte Dateiformate beschränkt. Bei ConnectKey-Druckern können zudem die E-Mail-Felder „An/Kopie/Blindkopie“ gesperrt werden, um das Scanziel auf interne Adressen zu begrenzen.

• Verschlüsselung gespeicherter Daten: Gespeicherte Informationen werden mit einer 256-Bit-Verschlüsselung auf höchstem Niveau geschützt.

• Sichere Datenbereinigung: Nicht mehr benötigte Daten, die auf dem Gerät verarbeitet oder gespeichert wurden, werden mithilfe von Algorithmen zur Datenbereinigung und Datenlöschung gelöscht, die den strikten Vorgaben des US-amerikanischen National Institute of Standards and Technology (NIST) und des US-Verteidigungsministeriums entsprechen.

• Xerox Workplace Suite & Cloud: Diese Lösungen bieten zusätzlichen Schutz und erzeugen Benachrichtigungen sowie Berichte über die Nutzung der Daten.

– Automatisierung und Management: Effizienz in der Sicherheit

Xerox IT-Sicherheit ist nicht nur robust, sondern auch einfach zu implementieren und zu verwalten.

• Vordefinierte Sicherheitsprofile: Sie können eines der vordefinierten Sicherheitsprofile (Standard, Erhöht oder Hoch) wählen, und der Drucker konfiguriert automatisch die entsprechenden Sicherheitseinstellungen.

• Fleet Orchestrator: Diese Funktion automatisiert die Konfiguration und Firmware-Updates in kleineren Druckernetzwerken.

• Xerox Printer Security Audit Service: Dieser Service optimiert die Geräteverwaltung, indem er die Einhaltung von Richtlinien automatisiert und Daten in einem übersichtlichen Dashboard darstellt.

– Externe Partnerschaften: Stärke durch Kooperation

Xerox arbeitet aktiv mit führenden Sicherheitsunternehmen und Zertifizierungsstellen zusammen, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

• Zusammenarbeit mit Branchenführern: Xerox kooperiert mit Unternehmen wie Trellix und Cisco, um deren umfassende Standards und Expertise in die eigenen Angebote zu integrieren.

• Unabhängige Zertifizierungen: Unabhängige Dritte, wie Common Criteria (ISO/IEC 15408) und FIPS 140-2/140-3, messen die Leistung von Xerox auf Basis internationaler Standards und bestätigen die hohen Compliance-Werte im Bereich Druckersicherheit.

• Bug Bounty Programm: Das „Bug Bounty“-Programm mit HackerOne ist ein weiterer Beweis für das Engagement von Xerox für Sicherheit und bietet eine unabhängige Ressource zur Technologievalidierung.

– Netzwerksegmentierung mit VLANs: Eine essentielle Schutzschicht

Die Isolierung von Druckern innerhalb des Netzwerks ist eine der effektivsten Maßnahmen zur Verbesserung der Xerox IT-Sicherheit.

• Warum VLANs? Drucker können eine Schwachstelle sein, da sie oft nicht die gleichen Sicherheitsmaßnahmen wie Computer aufweisen. VLANs (Virtual Local Area Networks) ermöglichen es, Geräte virtuell zu segmentieren, sodass Drucker in unterschiedlichen VLANs isoliert voneinander agieren, auch wenn sie sich im selben physischen Netzwerk befinden. Dies schränkt potenzielle Angriffswege erheblich ein.

• Vorteile: Durch die Trennung von Druckern in separate VLANs kann der Datenverkehr in einem Netzwerk besser organisiert und gesteuert werden. Dies erleichtert die Verwaltung von Zugriffsrechten und Sicherheitsrichtlinien und schützt vor internen Bedrohungen, indem der Zugriff auf Drucker auf ausgewählte VLANs oder Benutzergruppen beschränkt wird. Zudem hilft es, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

• Umsetzung: Binden Sie Ihre Xerox Drucker in ein eigenes VLAN ein und trennen Sie sie durch Firewalls vom restlichen Netzwerk. Beschränken Sie den Zugriff ausschließlich auf berechtigte Systeme oder Nutzer.

– Umgang mit Verbrauchsmaterialien (Chips auf Tonerkartuschen): Ein oft übersehenes Risiko

Ein weiterer Aspekt der Xerox IT-Sicherheit betrifft die Verbrauchsmaterialien.

• Potenzielle Risiken: Einige alternative Tintenpatronen nutzen Chips, deren Herkunft, Firmware und Sicherheitsstandards nicht immer transparent sind. Wenn der Chip mit dem Drucker kommuniziert, besteht theoretisch die Möglichkeit von Firmware-Manipulationen oder ungewollten Datenzugriffen. Manipulation oder fehlerhafte Kommunikation des Chips kann zu Fehlfunktionen, Firmware-Fehlern oder sogar Sicherheitslücken im System führen.

• Originalpatronen vs. Kompatible: In der Regel sind Originalpatronen sicherer, da sie von den Druckerherstellern entwickelt und zertifiziert sind, inklusive getesteter Chips. Dies reduziert das Risiko manipulierter Kommunikation oder inkompatibler Schnittstellen erheblich.

• Handhabung alternativer Kartuschen: Sollten Sie kompatible Patronen mit Chip verwenden, ist eine Risikobewertung unerlässlich. Achten Sie auf vertrauenswürdige Hersteller, die Auskunft über ihre Chiptechnologie geben, Verschlüsselungsprotokolle unterstützen und Kompatibilität mit aktuellen Firmware-Versionen garantieren. Im sicherheitskritischen Umfeld, wie in der Verwaltung oder im Gesundheitswesen, sind geprüfte Originalprodukte meist die bessere Wahl. Es empfiehlt sich, Firmware-Updates vor der Installation alternativer Patronen zu prüfen und gegebenenfalls (mit Bedacht) zu deaktivieren, da automatische Updates Drittanbieterchips unbrauchbar machen oder ungewollte Sperren verursachen können. Regelmäßiges Monitoring der Gerätedaten ist ebenfalls wichtig.

Prävention: Kontinuierliche Absicherung und Vermeidung von Problemen

Xerox IT-Sicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Um Probleme zu vermeiden und eine nachhaltige Sicherheit zu gewährleisten, sollten Sie folgende präventive Maßnahmen etablieren:

• Regelmäßige Sicherheitsaudits: Führen Sie mindestens halbjährlich eine Risikoanalyse und Sicherheitsüberprüfungen Ihrer Druckumgebung durch. Prüfen Sie, ob Standardpasswörter aktiv sind, welche Ports geöffnet sind, ob die Firmware aktuell ist und ob sensible Ausdrucke ungeschützt herumliegen. Logfiles können Aufschluss über Angriffsversuche geben.

• Ganzheitliches Patch-Management: Integrieren Sie Drucker-Firmware-Updates in Ihr unternehmensweites Patch-Management-System, um Sicherheitslücken sofort nach Veröffentlichung durch den Hersteller zu schließen.

• Kontinuierliche Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig zum Thema Druckersicherheit und Datenschutz. Sensibilisieren Sie sie für die Risiken und die korrekte Nutzung der Geräte. Klare Richtlinien für den sicheren Umgang mit Druckern sind unerlässlich.

• Sichere Entsorgungsprozesse: Definieren Sie klare Datenschutzmaßnahmen für die Außerbetriebnahme oder Wartung von Druckern durch externe Dienstleister. Stellen Sie sicher, dass alle gespeicherten Daten gelöscht oder die Festplatte physisch zerstört werden, bevor Geräte das Unternehmen verlassen.

• Überprüfung externer Dienstleister: Wenn Sie Leasing- oder Wartungsverträge mit externen Dienstleistern haben, stellen Sie sicher, dass diese DSGVO-konforme Regelungen für die Datenverarbeitung und -löschung enthalten.

• Zero Trust Prinzip: Xerox unterstützt mit einer Kombination aus Hardware, Software und Prozessen Zero-Trust-Initiativen. Dies bedeutet, dass „kein implizites Vertrauen“ gewährt wird und jeder Zugriff, jedes Gerät und jeder Benutzer kontinuierlich verifiziert wird. Dies stärkt die allgemeine Sicherheitsposition Ihres Unternehmens erheblich.

Fazit

Drucker und Kopierer sind längst keine passiven Geräte mehr, sondern ein integraler und potenziell kritischer Bestandteil Ihrer IT-Infrastruktur. Wer die Sicherheit dieser Systeme vernachlässigt, setzt nicht nur sensible Unternehmensdaten aufs Spiel, sondern riskiert auch erhebliche gesetzliche Konsequenzen, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO.

Die Xerox IT-Sicherheit bietet eine robuste und umfassende Lösung, um Ihre Druckumgebung effektiv abzusichern. Mit einem mehrschichtigen Sicherheitsansatz, der Prävention, Erkennung und Schutz von Daten und Dokumenten umfasst, sowie strategischen externen Partnerschaften, hilft Xerox Ihnen, die zahlreichen Angriffsvektoren zu schließen.

Durch die Implementierung gezielter Maßnahmen wie:

• Starke Benutzerauthentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen

• Regelmäßige und automatisierte Firmware-Updates sowie sichere Gerätekonfigurationen

• Netzwerksegmentierung mittels VLANs und Firewall-Regeln

• End-to-End-Verschlüsselung für Datenübertragung und -speicherung

• Sichere Druckprozesse wie Follow-Me-Printing

• Umfassende Datenbereinigung und sichere Entsorgung von Geräten

• Integration in SIEM-Systeme und Nutzung des Configuration Watchdog zur kontinuierlichen Überwachung

• Mitarbeitersensibilisierung und klare Verhaltensrichtlinien

können Sie die Risiken in Ihrer Druckumgebung signifikant minimieren und die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten gewährleisten.

Es ist entscheidend, dass Unternehmen proaktiv sind und kontinuierlich in ihre Sicherheitsmaßnahmen investieren. Nutzen Sie die umfassenden Möglichkeiten der Xerox IT-Sicherheit, um Ihre Druckerlandschaft zu einem sicheren, DSGVO-konformen und widerstandsfähigen Teil Ihres Netzwerks zu machen – bevor ein Angreifer es tut. Ihre Investition in die Xerox IT-Sicherheit ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit und den Schutz Ihres Unternehmens.

Roland Ochs: „Wussten Sie, dass moderne Drucker oft übersehen werden, wenn es um IT-Sicherheit geht – obwohl sie ein echtes Einfallstor sein können?“

Ich spreche fast täglich mit IT-Verantwortlichen, die beim Thema Sicherheit sofort an Firewalls und Server denken – aber nicht an ihre Drucker. Dabei sind gerade vernetzte Multifunktionsgeräte potenzielle Schwachstellen, wenn sie nicht richtig eingebunden sind. Xerox nimmt das Thema sehr ernst und bietet Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Sicherheitsstrategien integrieren lassen. Viele unserer Kunden konnten so ihre Angriffsflächen deutlich reduzieren – ohne zusätzlichen IT-Aufwand. Wenn Sie Ihre Infrastruktur ganzheitlich absichern wollen, lohnt sich ein Blick in unseren Shop oder ein kurzes Gespräch mit unserem Team.

X-Team ist der Knopfdruck, der alles einfacher macht.

In einer Welt voller Technik, Funktionen und Fachjargon verlieren viele Unternehmen den Überblick, wenn es um ihre Bürokommunikation geht.

Muss es kompliziert sein? Nein!

X-Team steht für Klarheit, Einfachheit und Effizienz im Büroalltag. Gerade Unternehmen mit hohem Kommunikationsbedarf sollten sich nicht mit überladenen Geräten, endlosen Menüs oder ständigem Tonermangel herumschlagen müssen.

Darum setzen wir auf ausgewählte Xerox Produkte – leistungsstark, smart und verlässlich.
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